Autorisation préfectorale, information des salariés, durée de conservation des images : les règles à respecter pour une installation conforme.
Deux régimes juridiques à distinguer
Une caméra qui filme un lieu ouvert au public relève du régime de la vidéoprotection et nécessite une autorisation préfectorale préalable. Une caméra qui filme uniquement des espaces non accessibles au public, comme des bureaux ou une réserve, relève du RGPD et du régime de la vidéosurveillance.
Beaucoup d'entreprises se trompent sur ce point et installent des dispositifs mixtes sans effectuer les démarches correspondantes. Le contrôle porte alors autant sur l'absence d'autorisation que sur les conditions d'exploitation des images.
Ce qui ne peut pas être filmé
Les caméras ne doivent pas placer les salariés sous surveillance permanente sur leur poste de travail. Sont également exclus les locaux syndicaux, les salles de pause, les vestiaires et les sanitaires.
L'installation doit rester proportionnée à l'objectif poursuivi : protéger les biens et les personnes, et non contrôler l'activité individuelle des collaborateurs.
Informer avant de filmer
L'employeur doit informer les salariés de manière individuelle et collective, consulter le comité social et économique lorsqu'il existe, et afficher des panneaux visibles à l'entrée des zones filmées.
Ces panneaux doivent mentionner la finalité du dispositif, l'identité du responsable de traitement, la durée de conservation et les modalités d'exercice du droit d'accès aux images.
Conservation et accès aux images
La durée de conservation doit être limitée à ce qui est strictement nécessaire, généralement quelques jours à un mois. Au-delà, les images doivent être supprimées automatiquement, sauf procédure en cours.
L'accès aux enregistrements doit être restreint aux personnes habilitées et tracé. Le registre des traitements doit documenter l'ensemble du dispositif.
Faire auditer son installation
Un audit de conformité permet de vérifier l'orientation des caméras, les durées de conservation paramétrées, les habilitations et la documentation. C'est souvent le moyen le plus rapide d'identifier les écarts avant un contrôle.
Nos équipes réalisent ce type d'audit pour des entreprises et des collectivités de la région toulousaine, avec un rapport et un plan de mise en conformité à la clé.